Op 9 juni 2016 keurde het Europees Parlement een nieuwe verordening van de Europese Commissie goed waardoor de kosten en formaliteiten worden beperkt voor burgers die in een ander land een openbaar document moeten overleggen.
Momenteel moeten EU-burgers die in een ander EU-land gaan wonen, studeren, huwen of werken vaak een reeks officiële documenten indienen die voorzien zijn van een stempel om te bewijzen dat zij authentiek zijn en een beëdigde, al dan niet gelegaliseerde vertaling.
Dankzij de nieuwe verordening vervallen de volgende vereisten:
– de authenticatie van officiële documenten die in een ander EU-land waren afgegeven (apostille).
– de verplichting om in alle gevallen een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift en een beëdigde en vaak ook gelegaliseerde vertaling van hun openbare documenten te verstrekken. Er komt een meertalig modelformulier, dat in alle EU-talen verkrijgbaar is en dat als vertaalhulp bij het openbaar document wordt gevoegd, zodat vertaling niet meer nodig is.
Deze administratieve rompslomp vraagt nu vrij veel tijd en kosten. De documenten worden op papier, of in het beste geval als fotoscan, aangeboden en in de vertaling moet nauwkeurig de lay-out van het origineel, met omschrijving van alle niet-tekstuele elementen worden overgenomen. Daardoor is het proces erg arbeidsintensief. Daarna volgt dan vaak nog een legalisatie door de rechtbank.
Het gaat hier onder meer om uittreksels uit de geboorte-, overlijdens- of huwelijksakte, documenten i.v.m. domicilie, geregistreerd partnerschap of naamsverandering en uittreksels uit het strafregister.
Opgelet: voor documenten die afkomstig zijn uit of bestemd voor niet-EU-landen blijft deze procedure nog wel vereist!
De lidstaten beschikken over twee en een half jaar na de datum van inwerkingtreding (voorlopig nog niet bekend) om de verordening uit te voeren.
Meer informatie vindt u op de website van de Europese Commissie.
